このような疑問を持つ人は少なくありません。
しかし結論から言えば、PowerPointが仕事に使えないというのは誤解です。
実際には営業職・事務職・企画職・マーケティング職・管理職など、多くの職種でPowerPointを使う機会があります。
また最近ではオンライン会議やWebプレゼンが増えたこともあり、以前よりPowerPointを使う機会は増えている企業も少なくありません。
この記事ではPowerPointが仕事で必要とされる理由や必要なレベル、プレゼン資料作成のコツ、MOS資格を取得するメリットまで詳しく紹介します。
パソコン教室でも人気のパソコン教室アビバではPowerPoint講座も用意されており、社会人だけではなく転職活動中の方や学生にも人気があります。
PowerPointが仕事に使えないは嘘！実際には多くの会社で必要とされている
インターネット上では
- PowerPointなんて使わない
- Excelだけできれば十分
- 資料作成は他の人がやる
という意見を見ることがあります。
確かに職種によって使用頻度には違いがあります。
しかし実際の会社では、何かを説明する資料を作る場面が非常に多くあります。
例えば次のようなケースです。
- 営業で商品の提案をする
- 新しい企画を上司へ提案する
- 社内会議で報告する
- 新入社員研修を行う
- 会社説明会を実施する
- セミナー資料を作る
- 業務マニュアルを作成する
- 採用説明会の資料を作る
このようにPowerPointはプレゼンだけではなく、資料作成ツールとして日常的に使われています。
実際にPowerPointを使う仕事は非常に多い
「PowerPointは営業だけが使うソフト」と思われがちですが、それも違います。
実際には様々な職種で活躍しています。
| 職種 | 使用例 |
|---|---|
| 営業職 | 提案資料・商品説明資料 |
| 事務職 | 社内資料・会議資料 |
| 企画職 | 企画書・提案書 |
| マーケティング | 分析資料・プレゼン資料 |
| 人事 | 採用説明会・研修資料 |
| 教育関係 | 授業資料・教材 |
| 医療・介護 | 院内研修・学会発表 |
| IT企業 | 仕様説明・提案資料 |
業界が変わっても「相手へわかりやすく説明する」という目的は共通しています。
そのためPowerPointの需要は今後も高いと言えるでしょう。
PowerPointができる人は評価されやすい理由
PowerPointは単にスライドを作るソフトではありません。
資料作成を通して次の能力も見られています。
- 論理的に考える力
- 情報を整理する力
- 相手へ伝える力
- デザインセンス
- プレゼン能力
つまりPowerPointが上手な人は、「仕事ができる人」という印象を持たれやすいのです。
もちろん資料だけで仕事が決まるわけではありません。
しかし内容が同じでも、見やすく整理された資料の方が相手に伝わりやすく、商談や会議でも有利になることは少なくありません。
最近はCanvaがあるからPowerPointはいらない？
最近ではCanvaなどのデザインツールを利用する企業も増えています。
しかし現状では、多くの企業がMicrosoft Office環境を導入しています。
そのため、
- PowerPointで納品してください
- PPTX形式で送ってください
- PowerPointを修正してください
と言われるケースは今でも珍しくありません。
Canvaが使えてもPowerPointが使えないと困る場面は十分あります。
逆にPowerPointを使える人はCanvaにも比較的スムーズに対応できるため、まずはPowerPointを覚えておくメリットは大きいでしょう。
PowerPointは独学でも習得できる？
結論から言えば、基本操作であれば独学でも十分可能です。
最近ではYouTubeや書籍など学習方法も豊富です。
ただし、
- 効率よく学びたい
- MOS資格も取得したい
- 転職活動までに短期間で覚えたい
という場合はパソコンスクールを利用した方が結果的に近道になるケースもあります。
PowerPointは触れば触るほど上達するソフトです。
基本操作を覚えたら、自分で資料を作る練習を繰り返すことが最もスキルアップにつながります。
PowerPointを使うプレゼンで大事なポイントは？相手に伝わる資料を作るコツ
PowerPointを使う目的は、相手へ情報を正確に伝えることです。
デザインばかりにこだわってしまう人もいますが、実際のビジネスでは「伝わる資料」が評価されます。
特に社内会議や営業、プレゼンでは、資料そのものだけではなく話し方や説明の順番も結果を左右します。
ここでは、仕事で評価されるPowerPoint資料を作るためのポイントを詳しく紹介します。
結論を最初に伝える
仕事ではPREP法（結論→理由→具体例→結論）がよく使われます。
PowerPointでも同じ考え方が重要です。
例えば、
悪い例
- 長い説明を何枚も続ける
- 最後に結論を話す
良い例
- 最初に結論を伝える
- その後に理由を説明する
- 具体例を紹介する
- 最後にまとめる
この順番にするだけでも聞き手は内容を理解しやすくなります。
文字を詰め込みすぎない
PowerPoint初心者が最もやってしまう失敗が、文字を大量に入れてしまうことです。
一枚のスライドに文章をびっしり書いてしまうと、相手は資料を読むことに集中してしまい、話を聞かなくなります。
そのため、
- 文章は短くする
- 箇条書きを活用する
- 重要な部分だけ太字にする
- 不要な文章は削る
この4つを意識すると見やすさが大きく向上します。
1スライド1メッセージを意識する
一枚のスライドで何個も説明しようとすると、内容が分かりにくくなります。
例えば
- 会社概要
- 売上推移
- 競合比較
- 今後の戦略
これらを1枚にまとめるのではなく、それぞれ分けて説明した方が理解しやすくなります。
「1枚につき伝えたいことは1つ」
これがPowerPoint資料作成の基本です。
画像やイラストを効果的に使う
文字だけでは読むのが大変です。
画像やイラストを使うことで理解しやすさが大きく向上します。
特に
- 商品の写真
- 比較画像
- イラスト
- アイコン
- グラフ
などは非常に効果があります。
もちろん画像を増やしすぎると逆効果になるため、バランスを考えて配置しましょう。
色は3色程度にまとめる
初心者ほどカラフルな資料を作りがちですが、ビジネス資料ではシンプルな配色が好まれます。
おすすめは
- メインカラー
- アクセントカラー
- 文字色
程度にまとめることです。
企業カラーが決まっている会社では、その色に合わせると統一感が生まれます。
フォントは読みやすさを重視する
フォント選びも重要です。
おすすめは
- メイリオ
- 游ゴシック
- BIZ UDPゴシック
など、読みやすいフォントです。
装飾が多いフォントはビジネス資料にはあまり向いていません。
グラフを使って数字を見える化する
数字を文章だけで説明するよりも、グラフを使った方が理解しやすくなります。
例えば
- 売上推移
- アンケート結果
- 市場規模
- アクセス数
などは棒グラフや円グラフを活用すると説得力が高まります。
ExcelとPowerPointは連携できるため、グラフ作成も比較的簡単です。
アニメーションは使いすぎない
PowerPointには多くのアニメーション機能があります。
しかし仕事では必要以上に使う必要はありません。
派手な動きを付けるよりも、
- フェード
- 表示
- ワイプ
程度に抑えた方が、落ち着いた資料になります。
話し方もプレゼン成功の重要なポイント
どれだけ資料が素晴らしくても、話し方が悪いと内容は伝わりません。
プレゼンでは次のポイントを意識しましょう。
- ハキハキ話す
- 少しゆっくり話す
- 相手の目を見る
- 笑顔を意識する
- 重要な部分は間を取る
特に緊張すると早口になりやすいため注意しましょう。
想定される質問を事前に考えておく
プレゼン後には質問されることがほとんどです。
そのため、
- 反対意見
- 費用について
- メリット・デメリット
- 導入スケジュール
- 根拠となるデータ
などを事前に整理しておくと落ち着いて対応できます。
Microsoft CopilotやAIも活用しよう
近年はPowerPointにもAI機能が搭載され、資料作成を効率化できるようになっています。
Microsoft Copilotを活用すれば、
- スライドの下書き作成
- 文章の要約
- デザイン提案
- 画像配置の補助
などを行えるため、以前より短時間で資料を作れるようになりました。
ただし、AIが作成した資料をそのまま使うのではなく、自分で内容を確認し、必要に応じて修正することが大切です。
PowerPointのスキルレベルはどのくらい？【初級・中級・上級】企業が求めるレベルも紹介
PowerPointには公式に決められたスキルレベルはありません。
しかし、企業の求人内容やMOS（Microsoft Office Specialist）の出題範囲などを参考にすると、おおよそのレベル分けができます。
ここでは一般的な目安を紹介します。
【初級】基本的な資料を作成できるレベル
初級はPowerPointの基本操作を覚えた段階です。
基本的な資料作成であれば十分対応できます。
- 新規プレゼンテーションの作成
- スライドの追加・削除・並び替え
- 文字入力・編集
- 画像の挿入
- 図形の挿入
- 箇条書きの作成
- 表の作成
- 印刷設定
- テンプレートの利用
このレベルなら一般的な事務職や営業職でも十分スタートできます。
【中級】仕事で即戦力として活躍できるレベル
多くの企業が求めるのはこの中級レベルです。
単純に資料を作るだけではなく、見やすく整理された資料を効率よく作れることが求められます。
- SmartArtの活用
- Excelグラフの貼り付け
- グラフ編集
- アニメーション設定
- 画面切り替え効果
- 動画・音声の挿入
- アイコンの活用
- 共同編集
- テーマ変更
- 配色変更
- スライドサイズ変更
営業資料や企画書も問題なく作成できるレベルです。
転職活動で「PowerPointが使えます」と書くなら、このレベルを目標にすると安心でしょう。
【上級】会社の資料テンプレートまで作れるレベル
上級になると、PowerPointを単なるプレゼンソフトではなく、業務改善ツールとして活用できます。
例えば次のような内容です。
- スライドマスター作成
- テンプレート作成
- 高度な図形編集
- リンク設定
- プレゼン動画作成
- 録画機能の利用
- 発表者ツールの活用
- 共同作業の管理
- ブランドカラー統一
管理職や企画部門、マーケティング部門では、このレベルが求められることもあります。
企業が本当に求めているPowerPointスキルとは？
就職活動では
- PowerPoint使用経験あり
- PowerPointできます
と履歴書へ書く人も多いですが、それだけでは具体性がありません。
企業側は、
- 営業資料を作れるか
- 会議資料を作れるか
- 見やすく整理できるか
- 短時間で作成できるか
などを見ています。
そのため、自己PRでは
- PowerPointで研修資料を作成した経験があります。
- 営業資料の作成を担当していました。
- 社内プレゼン資料を作成していました。
など具体的に伝えた方が評価されやすくなります。
履歴書に「PowerPointが使える」と書ける基準は？
これは非常によくある質問です。
結論としては、
基本操作が問題なくできるなら記載して問題ありません。
例えば
- スライド作成
- 画像挿入
- 図形作成
- 表作成
- 印刷設定
これらができれば「基本操作可能」と記載できます。
一方、
- 一度しか触ったことがない
- 学生時代に少し使っただけ
という場合は、記載を控えるか「基本操作を勉強中」とした方が無難です。
PowerPointを早く上達させる勉強方法
PowerPointは、操作方法を覚えるだけでは上達しません。
実際に資料を作る経験を積むことが大切です。
おすすめの学習方法はこちらです。
- 基本操作を覚える
- テンプレートを使って資料を作る
- 会社の資料を参考にする
- 毎週1本プレゼン資料を作る
- 他人に見てもらう
繰り返し作成することで、自然と資料構成やデザインのコツも身についていきます。
独学が不安ならパソコンスクールもおすすめ
独学では、
- 何から勉強すればいいか分からない
- 途中で挫折してしまう
- MOS資格も取得したい
という人もいます。
そのような場合は、PowerPoint講座があるパソコンスクールを利用するのも一つの方法です。
基礎から体系的に学べるため、短期間でスキルアップを目指せます。
PowerPointだけでなく、WordやExcelも仕事で必要になるケースがほとんどです。Office全体を学びたい方はヒューマンアカデミーのOffice講座も人気があります。
また、PowerPointを活かせる仕事については上記の記事でも詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。
PowerPointを使う仕事に就くならMOS資格は取得したほうが良い？
MOSはMicrosoft Office製品の操作スキルを証明できる国際資格です。
WordやExcelの資格が有名ですが、PowerPointにもMOS試験が用意されています。
履歴書や職務経歴書に記載できるため、就職・転職活動でパソコンスキルを客観的に証明したい人には大きなメリットがあります。
MOS PowerPointを取得するメリット
MOS資格には次のようなメリットがあります。
- PowerPointスキルを客観的に証明できる
- 履歴書・職務経歴書へ記載できる
- 就職・転職活動でアピールしやすい
- 基本操作を体系的に学べる
- プレゼン資料作成の効率が上がる
- 社内評価につながる場合がある
特に未経験職種へ転職する人や、事務職・営業職・企画職を目指す人には取得する価値が十分あります。
MOS資格がなくても仕事はできる？
もちろん、MOS資格がなくてもPowerPointを使った仕事はできます。
実際、多くの社会人は資格を持たずに業務でPowerPointを活用しています。
そのため、すでに仕事でPowerPointを使いこなしている人であれば、必ずしも取得する必要はありません。
一方で、
- 就職活動中
- 転職活動中
- 未経験から事務職を目指す
- 営業職へ転職したい
- パソコンスキルに自信がない
という人には、取得するメリットは大きいでしょう。
MOS PowerPointではどんな内容が出題される？
MOS PowerPoint試験では、実際の業務を想定した操作問題が出題されます。
主な出題内容は次のようなものです。
- プレゼンテーションの管理
- スライドの作成・編集
- 文字や画像の書式設定
- 図形・SmartArtの活用
- 表やグラフの作成
- 画像・動画・アイコンの挿入
- 画面切り替えやアニメーション
- 共同編集やコメント機能
- スライドショーの設定
内容を見ると分かるように、実務でもよく使う機能が中心です。
試験勉強をすること自体が、仕事に役立つスキルアップにつながります。
PowerPointを仕事で活かしたい人におすすめの勉強方法
PowerPointを効率よく習得したいなら、次のような順番で学習するのがおすすめです。
- 基本操作を覚える
- 簡単な資料を作成する
- テンプレートを活用してデザインを学ぶ
- 実際のプレゼン資料を真似してみる
- MOS試験レベルまで学習する
この流れで勉強すれば、資格取得だけではなく、仕事でも通用する実践的なスキルが身につきます。
PowerPointを体系的に学びたい方は、ヒューマンアカデミーのOffice講座も人気があります。独学に不安がある方はチェックしてみると良いでしょう。
PowerPointについてよくある質問（FAQ）
PowerPointだけ覚えれば仕事で困りませんか？
いいえ。
事務職や営業職ではWordやExcelも使用することが多いため、Officeソフト全体を学ぶのがおすすめです。
PowerPointは初心者でも覚えられますか？
はい。
基本操作であれば数日〜数週間程度で覚えられる人も多く、継続して資料作成を行うことで自然とスキルアップできます。
PowerPointは今後も必要なスキルですか？
必要です。
最近ではAIやCanvaなど新しいツールも登場していますが、多くの企業ではPowerPointが標準ソフトとして利用されています。
今後もしばらくは需要が続くと考えられます。
MOS資格だけで就職できますか？
MOS資格だけで採用が決まるわけではありません。
しかし、パソコンスキルを証明できる資格として評価されることが多く、履歴書や面接でのアピール材料になります。
PowerPointは独学とスクールのどちらがおすすめですか？
独学でも十分習得できます。
ただし、
- 短期間で覚えたい
- MOS資格を取得したい
- 転職活動まで時間がない
という場合は、パソコンスクールを利用した方が効率的なケースもあります。
まとめ｜PowerPointは仕事で役立つ重要スキル！MOS資格も検討しよう
今回の内容をまとめると、次のとおりです。
- PowerPointは仕事で使えないというのは誤解
- 企業では資料作成スキルとして高く評価される
- 初級レベルでも多くの仕事で活用できる
- 中級レベルまで習得すると就職・転職で有利になりやすい
- MOS資格はスキルを客観的に証明できる
- Word・Excelと合わせて学ぶとさらに活躍の場が広がる
PowerPointは、一度身につければ長く活かせるビジネススキルの一つです。
資料作成やプレゼンテーションの質が向上すれば、社内での評価アップや仕事の成果にもつながる可能性があります。
これから就職や転職を目指す方、パソコンスキルを伸ばしたい方は、ぜひPowerPointの学習にチャレンジしてみてください。
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